Wsparcie dla biznesu
w zasięgu ręki

Oddelegowanie pracownika za granicę

Prawidłowe rozstrzygnięcie uprawnień pracownika wykonującego obowiązki służbowe poza siedzibą pracodawcy wymaga rozgraniczenia pomiędzy podróżą służbową a oddelegowaniem. Choć różnica wydaje się oczywista, w praktyce rodzą się wątpliwości, zwłaszcza w odniesieniu do długotrwałych delegacji, które niekiedy trwają kilka tygodni lub miesięcy. 



Zgodnie z regulacją zawartą w art. 775 kodeksu pracy, podróżą służbową jest wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy podwładnego. Z kolei oddelegowanie wymaga zmiany określonego w umowie o pracę miejsca wykonywania pracy w drodze porozumienia lub wypowiedzenia zmieniającego. Zatem podstawowym kryterium rozróżniającym te dwie formy aktywności zawodowej jest konieczność dokonania modyfikacji w postanowieniach umowy o pracę.

 

Zasady podlegania ubezpieczeniom społecznym

Osoby wykonujące pracę w państwie członkowskim Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego lub Szwajcarii podlegają przepisom z zakresu zabezpieczenia społecznego obowiązującym w tym państwie, bez względu na posadowienie siedziby pracodawcy i kraj zamieszkiwania pracownika. Od tej reguły są jednak wyjątki. Osoba zatrudniona w Polsce przez polskiego pracodawcę, oddelegowana do innego państwa członkowskiego, może nadal podlegać ubezpieczeniom w Polsce, przy spełnieniu przez pracownika i pracodawcę określonych warunków:

 

Warunki po stronie pracownika:

  • oddelegowanie przez krajowego pracodawcę czasowo na terytorium

     drugiego państwa w celu wykonywania zadań na rzecz tego pracodawcy,

     pod jego kierownictwem i przy pełnym podporządkowaniu co do czasu,

     miejsca i rodzaju świadczonej pracy,

  • umowa zawarta w państwie wysyłającym,
  • bezpośrednia odpowiedzialność podmiotu wysyłającego za wszelkie roszczenia związane z wynagrodzeniem z tytułu umowy o pracę,
  • pracownik nie jest delegowany w miejsce innego pracownika, któremu upłynął okres oddelegowania,
  • z góry określony czas oddelegowania, nieprzekraczający 24 miesięcy,

     a w przypadku gdy pracownik ma być wysłany do państwa Europejskiego

     Obszaru Gospodarczego albo Szwajcarii, okres jego delegowania nie może

     przekroczyć 12 miesięcy, z możliwością przedłużenia o kolejne 12

     miesięcy za zgodą instytucji ubezpieczeniowej państwa, w którym

     wykonywana jest praca,

  • przed oddelegowaniem pracownika do państw  członkowskich Unii

     Europejskiej powinien on podlegać ustawodawstwu z zakresu

     zabezpieczenia społecznego w państwie, z którego jest delegowany przez okres co     najmniej 1 miesiąca bezpośrednio przed podjęciem pracy za granicą

     (warunek ten nie ma zastosowania w przypadku delegowania pracownika

     do państw Europejskiego Obszaru Gospodarczego lub Szwajcarii). Za

     podleganie ustawodawstwu – poza sytuacjami oczywistymi, wynikającymi

     z zawartej umowy o pracę, czy prowadzenia działalności gospodarczej –

     można uznać np. posiadanie statusu osoby bezrobotnej z prawem lub bez

     prawa do zasiłku, zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego jako członek

     rodziny i inne.

 

Warunki po stronie pracodawcy:

 

Delegujący przedsiębiorca musi prowadzić w zwykłym trybie działalność na terenie Polski, biorąc pod uwagę całokształt działalności, m.in.:

  • miejsce siedziby i zarządu,
  • liczbę pracowników, którzy nie są oddelegowani do pracy za granicę,
  • miejsce, w którym zawierana jest większość umów z klientami i prawo, któremu podlegają te umowy,
  • obrót osiągnięty w odpowiednim przedziale czasu w wysyłającym państwie (wskaźnik obrotu ok. 25% przyjmuje się jako zadowalający, za wyjątkiem przypadków wymagających indywidualnej analizy z powodu osiągania niższych obrotów).

 

Warunek prowadzenia znaczącej części działalności na terytorium państwa wysyłającego uważa się za spełniony, gdy działalność prowadzona jest od co najmniej 4 miesięcy. Jeżeli okres ten jest krótszy, wówczas dany przypadek oceniany jest odrębnie z przyjęciem kryteriów właściwych dla specyfiki danego podmiotu.

 

Dokumentem potwierdzającym zastosowanie polskiego ustawodawstwa jest formularz A1 (lub E 101 w przypadku delegowania do państw EOG i Szwajcarii). Oba zaświadczenia wystawia terenowa jednostka organizacyjna ZUS, właściwa ze względu na siedzibę pracodawcy. Aby uzyskać poświadczenie formularza A1 lub E 101, należy złożyć wypełniony wniosek, który zawiera personalia pracownika i pracodawcy, jak również dane dotyczące oddelegowania i działalności przedsiębiorcy na terenie Polski.

 

Na pracodawcy oddelegowanego podwładnego spoczywa obowiązek powiadamiania odpowiedniego oddziału ZUS o wszelkich zmianach występujących w okresie oddelegowania, np. gdy nie doszło ono do skutku, zostało przerwane lub pracownik został przeniesiony do innego przedsiębiorstwa w państwie zatrudnienia.

 

Gdyby warunki oddelegowania nie zostały spełnione, wówczas pracodawca zgłasza podwładnego do ubezpieczeń społecznych w państwie, w którym wykonuje on pracę.

 

W przypadku, gdyby okres oddelegowania do pracy na terenie innego państwa członkowskiego miał zostać przedłużony ponad 24 miesiące, to istnieje możliwość kontynuowania uprawnień do podlegania zabezpieczeniu społecznemu w Polsce, dokumentowanych formularzem A1. W tym celu pracodawca powinien wystąpić do Wydziału Ubezpieczeń i Składek Oddziału ZUS w Kielcach z prośbą o wystąpienie z wnioskiem o zawarcie porozumienia wyjątkowego z instytucją państwa, w którym wykonywana jest praca. Dalsze podleganie ubezpieczeniom w Polsce zależne jest od zgody tej instytucji.

Porozumienie wyjątkowe może również zostać zawarte przed wyjazdem pracownika, jeśli z góry wiadomo, że przewidywany okres oddelegowania przekracza 24 miesiące.

 

Przykład

Pracownik jest zatrudniony w polskiej firmie od 1 marca 2012 r. Od 1 grudnia 2013 r. do 31 listopada 2015 r. (na 24 miesiące) szef zamierza oddelegować go do pracy na budowie w Danii. Podmiot delegujący spełnia wszystkie wymogi formalne jako przedsiębiorca. Spełnione są również warunki objęcia systemem krajowego zabezpieczenia społecznego po stronie pracownika. Pracodawca wystąpił do oddziału ZUS właściwego ze względu na swoją siedzibę z wnioskiem o wydanie formularza A1 na okres zatrudnienia w Danii. Poświadczenie przedmiotowego formularza będzie uprawniało do podlegania polskiemu ustawodawstwu, zatem składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne za czas oddelegowania będą opłacane w Polsce. Gdyby zakończenie budowy się opóźniało i szef chciałby przedłużyć okres delegowania podwładnego z zachowaniem możliwości podlegania przepisom zabezpieczenia społecznego w Polsce, musi zwrócić się do kieleckiego oddziału ZUS z prośbą o wystąpienie z wnioskiem o zawarcie porozumienia wyjątkowego z instytucją państwa, w którym świadczona jest praca.

       

W odniesieniu do zatrudnionych delegowanych do państw EOG i Szwajcarii, zastosowanie ustawodawstwa państwa oddelegowującego może zostać przedłużone na okres nie dłuższy niż kolejne 12 miesięcy, gdyby się okazało, że na skutek wcześniej nieprzewidzianych okoliczności delegowanie nie może się zakończyć w początkowo zakładanym terminie. Warunkiem przedłużenia możliwości stosowania ustawodawstwa państwa delegującego jest uzyskanie zgody właściwych władz państwa członkowskiego lub organu wyznaczonego przez te władze. Ze stosownym wnioskiem na formularzu E 102, wypełnionym w 4 egzemplarzach, należy wystąpić przed upływem okresu pierwszych 12 miesięcy oddelegowania. Formularz E 102 może zostać przesłany do właściwej instytucji za pośrednictwem Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, jednak trzeba mieć świadomość, że zastosowanie takiej procedury znacząco wydłuża tryb postępowania w przedmiotowej sprawie. Decyzja wydana przez instytucję państwa czasowego zatrudnienia zostanie przesłana do pracodawcy i do ZUS.

 

Przykład

Polska firma oddelegowała pracownika do Szwajcarii na okres 12 miesięcy. Pracownik posiada poświadczony formularz E 101, potwierdzający podleganie polskim przepisom o ubezpieczeniach społecznych. Na skutek trudnych do przewidzenia wcześniej okoliczności, pracodawca uznał za wskazane przedłużenie zatrudnienia podwładnego na terenie Szwajcarii i przed upływem 12 miesięcy oddelegowania wystąpił do odpowiedniej szwajcarskiej instytucji z wnioskiem o dalsze zastosowanie dotychczasowego ustawodawstwa na okres 10 miesięcy. Zgodnie zatem z obowiązującymi przepisami, przedsiębiorca przesyła 4 egzemplarze formularza E 102 z wypełnioną częścią A. Szwajcarska instytucja wydaje decyzję w sprawie przedłużenia stosowania polskiego ustawodawstwa, wypełniając część B formularza. Informacja o podjętej decyzji zostaje przesłana do pracodawcy (w 2 egzemplarzach) oraz do oddziału lub centrali ZUS (1 egzemplarz). Pracodawca jest zobowiązany do powiadomienia pracownika.

 

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne oddelegowanych pracowników

Zasady ustalania podstawy wymiaru składek delegowanych pracowników, którzy podlegają polskim ubezpieczeniom, są inne niż zatrudnionych wykonujących pracę w Polsce. Przychód pracowników oddelegowanych należy pomniejszyć o równowartość diet za czas pobytu za granicą. Poza tym, minimalna miesięczna podstawa wymiaru składek za te osoby po odliczeniu równowartości diet nie może być niższa od kwoty prognozowanego przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej obowiązującego w danym roku kalendarzowym (w 2013 r. – 3.713 PLN).

 

Od stosowania tej zasady istnieją jednak wyjątki. Otóż omawiana podstawa podlega proporcjonalnemu pomniejszeniu, jeśli w danym miesiącu pracownik:

–        przebywał na zwolnieniu lekarskim,

–        korzystał z urlopu bezpłatnego,

–        nie przepracował całego miesiąca z powodu rozpoczęcia lub zakończenia pracy za granicą w trakcie miesiąca.

 

Aby dokonać proporcjonalnego pomniejszenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne, należy ją podzielić przez liczbę dni kalendarzowych

w danym miesiącu, a następnie pomnożyć przez liczbę dni podlegania ubezpieczeniom.

 

Z tego wynika, że w przypadku, gdy praca za granicą jest wykonywana przez część miesiąca, minimalną podstawę wymiaru zmniejsza się proporcjonalnie, przyjmując do wyliczeń liczbę dni kalendarzowych w danym miesiącu.

Jednak za okres przepracowany w Polsce, kiedy np. pracownik wyjeżdża lub powraca do kraju w trakcie miesiąca, powinien otrzymać wynagrodzenie wyliczone zgodnie z rozporządzeniem ministra pracy i polityki socjalnej z dnia 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w kodeksie pracy.

 

Zgodnie z powołanym rozporządzeniem, miesięczną stawkę wynagrodzenia dzieli się przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w danym miesiącu, a otrzymaną kwotę mnoży przez liczbę godzin nieobecności pracownika.

 

Tak wyliczoną płacę za czas nieprzepracowany należy odjąć od wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc.

 

Przykład

Pracownik zostaje oddelegowany do pracy w państwie X od 9 października

2013 r. do 31.01 2014 r. Wynagrodzenie jest wypłacane i finansowane przez firmę delegującą, która nie ma siedziby w państwie delegowania. Pracodawca musi wypłacić podwładnemu wynagrodzenie za czas przepracowany w Polsce od 1 do 8 października 2013 r. oraz ustalić proporcjonalną podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne za okres od 9 do 31 października 2013 r.

Pracownik zatrudniony jest w podstawowym systemie czasu pracy przez 5 dni

w tygodniu po 8 godzin i otrzymuje wynagrodzenie w wysokości 5.000 zł brutto miesięcznie. 

 

Wynagrodzenie brutto (podstawa wymiaru składek ZUS) za czas przepracowany w Polsce:

 

Wynagrodzenie brutto należne za 1 godzinę pracy w październiku:

5.000 PLN wynagrodzenia brutto: 184 godziny nominalnego czasu pracy

w październiku = 27,17 PLN.

 

Liczba dni nieprzepracowanych w październiku:

23 dni do przepracowania w październiku – 6 dni roboczych przypadających od 1 do 8 października = 17 dni.

 

Liczba godzin nieprzepracowanych w październiku:

17 dni nieprzepracowanych x 8 godzin dziennie = 136 godz.

 

Wynagrodzenie brutto za czas nieprzepracowany w październiku:

27,17 zł/godz. x 136 godzin nieprzepracowanych = 3.695,12 PLN.

 

Wynagrodzenie brutto za czas przepracowany w październiku:

5.000 zł wynagrodzenia miesięcznego brutto – 3.695,12 PLN wynagrodzenia za czas nieprzepracowany = 1.304,88 PLN.

 

Podstawa wymiaru składek za czas przepracowany za granicą:

 

Z uwagi na fakt, że miesięczna podstawa wymiaru składek za październik

u tego pracownika, po odliczeniu równowartości diet, okazała się niższa od kwoty prognozowanego wynagrodzenia, należy przyjąć najniższą podstawę ustawową, czyli 3.713 PLN.

 

Liczba dni oddelegowania w październiku: 23 dni (31 dni – 8 dni zatrudnienia

w Polsce)

 

Proporcjonalne pomniejszenie podstawy:

(3.713 PLN: 31 dni kalendarzowych w październiku) x 23 dni podlegania ubezpieczeniom z tytułu oddelegowania = 2.754,81 PLN. 

 

Należy zwrócić uwagę na regulację ustawową określającą minimalny przychód stanowiący podstawę wymiaru składek ubezpieczeniowych delegowanego pracownika. Gdyby więc okazał się on wyższy od kwoty 3.713 PLN (w 2013 r.), wówczas pracodawca naliczy składki do ZUS od rzeczywistej kwoty uzyskanego przez pracownika wynagrodzenia.

 

Przychód pracownika delegowanego pomniejsza się o przysługujące mu diety za łączny okres pobytu za granicą, z zastrzeżeniem, że można je odliczać wyłącznie za dni pracy i dni wolne od pracy, zgodnie z rozkładem czasu pracy obowiązującym podwładnego. Nie odejmuje się od przychodu równowartości diet za okres korzystania przez zatrudnionego z urlopu wypoczynkowego oraz pobierania świadczeń chorobowych, nawet wówczas, jeśli pracownik przebywa w tym czasie w kraju oddelegowania.

 

Przykład

Pracownik został oddelegowany do pracy w Hiszpanii od 1 sierpnia 2013 r. do 31 grudnia 2013 r. Wynagrodzenie jest wypłacane i finansowane przez firmę delegującą, która nie ma siedziby w państwie delegowania. Pracownik otrzymuje pensję zryczałtowaną w wysokości 7.000 PLN. Od 9 do 14 września 2013 r. pracownik korzystał z urlopu wypoczynkowego i przebywał w Polsce.

 

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne:

 

  1. Wartość diet za dni pobytu w Hiszpanii we wrześniu: 24 dni września po odliczeniu 6 dni urlopu wypoczynkowego x 50 EUR (dieta za 1 dzień pobytu w Hiszpanii) = 1.200 EUR.
  2. Przeliczenie diet na złote: 1.200 EUR x 4.20 PLN (przykładowy kurs średni) = 5.040 PLN.
  3. Pomniejszenie wynagrodzenia o diety: 7.000 PLN – 5.040 PLN = 1.960 PLN.

 

Przychód pracownika po odjęciu diet jest niższy od przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia, więc pracodawca odprowadzi składki od podstawy – 3.713 PLN.

 

Trzeba zaznaczyć, że osoby oddelegowane do pracy za granicę obejmuje ta sama definicja ustawowa przychodu, co wszystkich pracowników. Zatem podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne jest przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy. Są to wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężna świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania i niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych świadczeń nieodpłatnych lub częściowo odpłatnych.

 

W celu ustalenia podstawy wymiaru składek, przychody osiągane przez pracownika w walutach obcych przelicza się na złote według średniego kursu walut ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski.

 

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, roczna podstawa wymiaru składek nie może być wyższa od kwoty 30-krotności przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia (w 2013 r. – 111.390 PLN), po przekroczeniu której nie odprowadza się do ZUS składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, a w odniesieniu do pracowników zatrudnionych w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze, również na fundusz emerytur pomostowych. Ograniczenie to nie dotyczy innych ubezpieczeń, zatem pozostałe składki należy naliczać bez stosowania omawianego limitu. Ten sam limit dotyczy rozliczania należności składkowych za pracowników oddelegowanych.

 

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne

Pracownicy delegowani do pracy za granicę przez polskich pracodawców podlegają ubezpieczeniu zdrowotnemu, jeśli stosuje się do nich polskie ustawodawstwo.

 

Podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne tych osób ustala się na takich samych zasadach jak dla wszystkich zatrudnionych, czyli pomniejszając miesięczny przychód pracownika o kwotę potrąconych z jego wynagrodzenia składek na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe).

Składka zdrowotna wynosi 9% podstawy jej wymiaru, przy czym odliczeniu od podatku podlega jedynie kwota będąca równowartością 7,75% przedmiotowej podstawy.

 

Składki ze środków pracodawcy

Składki należne od wynagrodzenia zatrudnionych finansowane przez pracodawcę z własnych środków, przedsiębiorcy odprowadzają za osoby delegowane do pracy za granicę na takich samych zasadach jak za pracowników świadczących pracę w kraju.

 

Podstawa wymiaru świadczeń chorobowych

Przychód pracowników oddelegowanych do pracy za granicą – w odróżnieniu od innych zatrudnionych – nie jest tożsamy z podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. Podstawa ta uzależniona jest od przeciętnego wynagrodzenia i wysokości diet, bez względu na zarobki osiągane przez pracownika. Przekłada się to automatycznie na wysokość podstawy wymiaru zasiłków z tytułu choroby i macierzyństwa, którą zgodnie z ogólnie obowiązującym przepisami stanowi przychód będący podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pomniejszony o 13,71% tej podstawy, czyli o kwotę składek potrąconych przez pracodawcę z wynagrodzenia pracownika.

Z uwagi na fakt, że w podstawie chorobowej delegowanych pracowników nie uwzględnia się całej kwoty przychodu, zasady jej ustalania dla tej grupy zatrudnionych są odmienne od ogólnie obowiązujących. Zatem z podstawy nie wyłącza się:

–        składników wynagrodzenia niepomniejszanych za okres absencji

chorobowej (wypłacanych „obok” świadczeń),

–        składników wynagrodzenia przysługujących do określonego terminu.

 

Poza wymienionymi wyjątkami, przepisy dotyczące ustalania podstawy wymiaru świadczeń chorobowych stosuje się w równym stopniu do zatrudnionych za granicą. Zatem zasiłku nie powiększy np. ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, jak również należy pominąć lub uzupełnić wynagrodzenie, zależnie od liczby dni nieobecności pracownika

z przyczyn usprawiedliwionych.

 

Magdalena Skalska

specjalista z zakresu kadry, płace, ubezpieczenia społeczne