Mogą nie zawierać danych dotyczących nabywcy również faktury wystawiane: 

• nabywcom eksportowanych towarów,   
• uprawnionym przedstawicielstwom dyplomatycznym i urzędom konsularnym oraz członkom personelu tych przedstawicielstw i urzędów, a także innym osobom zrównanym z nimi na podstawie ustaw, umów lub zwyczajów międzynarodowych,   
• nabywcom, na których rzecz dokonywana jest sprzedaż energii elektrycznej i cieplnej, gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych oraz usług wymienionych w poz. 138 i 153 załącznika nr 3 do ustawy.    

Faktura a sprzedaż przy zastosowaniu kasy rejestrującej 

Jeżeli faktura dotyczy sprzedaży zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do jej kopii podatnik obowiązany jest dołączyć paragon dokumentujący tę sprzedaż. Nie dotyczy to sprzedaży dokumentowanej fakturą z kasy rejestrującej, w przypadkach gdy wartość sprzedaży i kwota podatku należnego zostały zarejestrowane w raporcie fiskalnym dobowym kasy. 

W przypadku gdy faktura wystawiona w formie elektronicznej dotyczy sprzedaży zarejestrowanej w kasie rejestrującej, podatnik zostawia w dokumentacji paragon dotyczący tej sprzedaży z danymi identyfikującymi fakturę.  

Termin wystawienia faktury. 

Fakturę wystawia się nie później niż siódmego dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi. W przypadku gdy podatnik określa w fakturze wyłącznie miesiąc i rok dokonania sprzedaży, fakturę wystawia się nie później niż siódmego dnia od zakończenia miesiąca, w którym dokonano sprzedaży. 

Jeżeli przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi otrzymano część lub całość należności, w szczególności przedpłatę, zaliczkę lub zadatek, ratę, fakturę wystawia się nie później niż siódmego dnia od dnia, w którym otrzymano część lub całość należności od nabywcy. Gdy przed dokonaniem dostawy otrzymano całość lub część zapłaty, podatnik może wystawić fakturę potwierdzającą ten fakt.  

Fakturę wystawia się również nie później niż siódmego dnia od dnia, w którym, przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi, otrzymano każdą kolejną część należności (zaliczkę, przedpłatę, zadatek lub ratę).   

Faktura stwierdzająca otrzymanie części lub całości należności przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi powinna zawierać co najmniej: 

• imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy;  
• numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy;  
• datę wystawienia i numer kolejny faktury oznaczonej jako „FAKTURA VAT" lub „FAKTURA VAT-MP", kwotę otrzymanej części lub całości należności brutto, a w przypadku określonym w ust. 3 - również daty i numery poprzednich faktur oraz sumę kwot otrzymanych wcześniej części należności brutto;
• stawkę podatku;  
• kwotę podatku, wyliczoną według wzoru:      

                                                         ZB × SP

                                                        100 + SP

gdzie:

KP - oznacza kwotę podatku,

ZB - kwotę otrzymanej części lub całości należności brutto, zaś

SP - stawkę podatku;

• dane dotyczące zamówienia lub umowy, a w szczególności nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, cenę netto, ilość zamówionych towarów, wartość zamówionych towarów lub usług netto, stawki podatku, kwoty podatku oraz wartość brutto zamówienia lub umowy;  
• datę otrzymania części lub całości należności (przedpłaty, zaliczki, zadatku, raty), o której mowa w ust. 1-3, jeśli nie pokrywa się ona z datą wystawienia faktury.    

Jeżeli faktury nie obejmują całej ceny brutto, sprzedawca po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi wystawia fakturę na zasadach określonych w przepisach, z tym że sumę wartości towarów (usług) pomniejsza się o wartość otrzymanych części należności, a kwotę podatku pomniejsza się o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach dokumentujących otrzymanie części należności; taka faktura powinna zawierać również numery faktur wystawionych przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi.   

Jeżeli faktury obejmują całą cenę brutto towaru lub usługi, sprzedawca po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi nie wystawia faktury w terminie 7 dni po dokonaniu dostawy.  

Opisane zasady stosuje się odpowiednio do faktur wystawionych przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi.  

W przypadkach określonych w art. 19 ust. 10, ust. 13 pkt 1-5 i 7-11, ust. 16a oraz ust. 16b ustawy VAT, fakturę wystawia się nie później niż z chwilą powstania obowiązku podatkowego. I tak zgodnie z art. 19 ust. 10 w przypadku dostawy towarów, której przedmiotem są lokale i budynki, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty, nie później jednak niż 30. dnia, licząc od dnia wydania.

Zgodnie z art. 19 ust. 13 pkt 1-5 oraz 7-11 ustawy VAT obowiązek podatkowy powstaje z chwilą:

1) upływu terminu płatności, jeżeli został on określony w umowie właściwej dla rozliczeń z tytułu:

a) dostaw energii elektrycznej i cieplnej oraz gazu przewodowego,

b) świadczenia usług telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych, z zastrzeżeniem ust. 18,

c) świadczenia usług wymienionych w poz. 138 (usługi w zakresie rozprowadzania wody) i poz. 153 (usługi w zakresie gospodarki ściekami oraz wywozu i unieszkodliwiania odpadów, usługi sanitarne i pokrewne) załącznika nr 3 do ustawy VAT;

2) otrzymania całości lub części zapłaty, nie później jednak niż 30. dnia, licząc od dnia wykonania usług:

a) transportu osób i ładunków kolejami, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami,

b) spedycyjnych i przeładunkowych,

c) w portach morskich i handlowych,

d) budowlanych lub budowlano-montażowych;

3) wystawienia faktury lub otrzymania całości lub części zapłaty z tytułu dostawy gazet, magazynów, czasopism (Polska Klasyfikacja Wyrobów i Usług 22.12 i 22.13) oraz książek (PKWiU ex 22.11) - z wyłączeniem książek adresowych o zasięgu krajowym, regionalnym i lokalnym, książek telefonicznych, teleksów i telefaksów (PKWiU 22.11.20-60.10), nut, map i ulotek, nie później jednak niż 60. dnia, licząc od dnia wydania tych towarów; jeżeli umowa przewiduje rozliczenie zwrotów wydawnictw, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury dokumentującej faktyczną dostawę, nie później jednak niż po upływie 120 dni, licząc od pierwszego dnia wydania tych wydawnictw;

4) otrzymania całości lub części zapłaty, nie później jednak niż z upływem terminu płatności określonego w umowie lub fakturze - z tytułu świadczenia na terytorium kraju usług najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze, a także usług ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia, usług w zakresie pośrednictwa ubezpieczeniowego oraz usług stałej obsługi prawnej i biurowej;

5) otrzymania całości lub części zapłaty - z tytułu dostawy złomu stalowego i żeliwnego, złomu metali nieżelaznych, z wyłączeniem złomu metali szlachetnych:

a) niewsadowego, nie później jednak niż 20. dnia, licząc od dnia wysyłki złomu do jednostki, która zgodnie z umową dokonuje kwalifikacji jakości,

b) wsadowego, nie później jednak niż 30. dnia, licząc od dnia wysyłki złomu;

[pkt 6 jako nieistotny dla omawianego zagadnienia pominięto]

7) otrzymania całości lub części zapłaty, nie później jednak niż z dniem wystawienia faktury - z tytułu usług komunikacji miejskiej;

8) otrzymania całości lub części zapłaty - z tytułu usług polegających na drukowaniu gazet, magazynów, czasopism (PKWiU 22.12 i 22.13) oraz książek (PKWiU ex 22.11) - z wyłączeniem książek adresowych o zasięgu krajowym, regionalnym i lokalnym, książek telefonicznych, teleksów i telefaksów (PKWiU 22.11.20-60.10), nut, map i ulotek, oznaczonych stosowanymi na podstawie odrębnych przepisów symbolami ISBN i ISSN, nie później jednak niż 90. dnia, licząc od dnia wykonania usługi;

9) otrzymania całości lub części zapłaty, nie później jednak niż z upływem terminu płatności określonego w umowie lub fakturze - z tytułu świadczenia na terytorium kraju usług, o których mowa w art. 27 ust. 4 pkt 1 ustawy VAT, czyli sprzedaży praw lub udzielania licencji i sublicencji, przeniesienia lub cesji praw autorskich, patentów, praw do znaków fabrycznych, handlowych, oddania do używania wspólnego znaku towarowego albo wspólnego znaku towarowego gwarancyjnego, albo innych pokrewnych praw;

10) otrzymania całości lub części wkładu budowlanego lub mieszkaniowego, nie później jednak niż z chwilą ustanowienia spółdzielczego lokatorskiego prawa do lokalu mieszkalnego lub ustanowienia spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu, lub przekształcenia spółdzielczego lokatorskiego prawa do lokalu mieszkalnego na spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu, lub ustanowienia odrębnej własności lokalu mieszkalnego lub lokalu o innym przeznaczeniu, lub wydania albo przeniesienia własności lokalu lub własności domów jednorodzinnych w przypadku czynności:

a) ustanowienia na rzecz członka spółdzielni mieszkaniowej spółdzielczego lokatorskiego prawa do lokalu mieszkalnego lub ustanowienia na rzecz członka spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu, lub ustanowienia na rzecz członka odrębnej własności lokalu mieszkalnego lub lokalu o innym przeznaczeniu, lub przeniesienia własności lokalu w rozumieniu przepisów o spółdzielniach mieszkaniowych,

b) przeniesienia na rzecz członka spółdzielni mieszkaniowej własności domu jednorodzinnego w rozumieniu przepisów o spółdzielniach mieszkaniowych;

11) upływu terminu płatności - z tytułu czynności wykonywanych na rzecz członków spółdzielni, którym przysługują spółdzielcze prawa do lokali, członków spółdzielni będących właścicielami lokali, osób niebędących członkami spółdzielni, którym przysługują spółdzielcze własnościowe prawa do lokali, lub na rzecz właścicieli lokali, niebędących członkami spółdzielni, za które są pobierane opłaty, zgodnie z art. 4 ust. 1-2, 4 i 5 ustawy z dnia 15 grudnia 2000 r. o spółdzielniach mieszkaniowych (DzU z 2003 r. nr 119, poz. 1116, z 2004 r. nr 19, poz. 177 i nr 63, poz. 591 oraz z 2005 r. nr 72, poz. 643).  

Umowa komisu jest jedną z umów cywilnoprawnych, na podstawie której, zleceniobiorca (komisant) zobowiązuje się do kupna lub sprzedaży rzeczy ruchomych na rzecz zleceniodawcy (komitenta), lecz w imieniu własnym. Komitent zobowiązuje się natomiast zapłacić za tę usługę wynagrodzenie (prowizję). Komisant działa przy tym wyłącznie w zakresie działalności swego przedsiębiorstwa.  

Zgodnie z art. 19 ust. 16a. w przypadku prowadzenia komisu, w momencie wydania towarów przez komitenta (osoba oddająca rzeczy ruchome do komisu do sprzedaży za wynagrodzeniem) na rzecz komisanta (osoba prowadząca w zakresie działalności swojego przedsiębiorstwa sprzedaży komisowej rzeczy ruchomych, stanowiących własność komitenta) obowiązek podatkowy powstaje z chwilą otrzymania przez komitenta zapłaty za wydany towar, nie później jednak niż w ciągu 30 dni od dostawy towarów dokonanej przez komisanta. Ostatni wyjątek przewiduje art. 19 ust. 16b., zgodnie z którym w przypadku oddania gruntu w użytkowanie wieczyste obowiązek podatkowy powstaje z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty, nie później jednak niż z upływem terminu płatności poszczególnych opłat pobieranych z tego tytułu. W wyżej opisanych wypadkach faktury nie mogą być wystawione wcześniej niż 30. dnia przed powstaniem obowiązku podatkowego. Nie dotyczy to wystawiania faktur w zakresie dostaw energii elektrycznej i cieplnej, gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych oraz usług wymienionych w poz. 138 i 153 załącznika nr 3 do ustawy, jeżeli faktura zawiera informację, jakiego okresu rozliczeniowego dotyczy.  

W przypadku usług w zakresie kontroli i nadzoru ruchu lotniczego, za które pobierane są opłaty trasowe, fakturę wystawia się nie później niż 28. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wykonano tę usługę.   

Faktury korygujące

W przypadku gdy po wystawieniu faktury udzielono rabatów określonych w art. 29 ust. 4 ustawy VAT, podatnik udzielający rabatu wystawia fakturę korygującą. Faktura korygująca powinna zawierać co najmniej:

• numer kolejny oraz datę wystawienia, 
• dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca: określone w § 5 ust. 1 pkt 1-4 - imiona, nazwiska, nr NIP, datę dokonania sprzedaży, 
• nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych rabatem, 
• kwotę i rodzaj udzielonego rabatu,   
• kwotę zmniejszenia podatku należnego.     

Fakturę korygującą należy wystawić również w przypadku:

• zwrotu sprzedawcy towarów oraz zwrotu nabywcy kwot nienależnych, o których mowa w art. 29 ust. 4 ustawy VAT;
• zwrotu nabywcy zaliczek, przedpłat, zadatków lub rat podlegających opodatkowaniu.    

Faktury korygujące powinny zawierać wyraz „KOREKTA" albo wyrazy „FAKTURA KORYGUJĄCA".

Fakturę korygującą wystawia się również, gdy podwyższono cenę po wystawieniu faktury lub w razie stwierdzenia pomyłki w cenie, stawce lub kwocie podatku bądź w jakiejkolwiek innej jej pozycji. Faktura korygująca dotycząca podwyższenia ceny powinna zawierać co najmniej:

• numer kolejny oraz datę wystawienia;  
• dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca:  

                a) określone w § 5 ust. 1 pkt 1-4,

                b) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi objętych podwyżką ceny;

• kwotę podwyższenia ceny bez podatku;
• kwotę podwyższenia podatku należnego.  

Nota korygująca

• numer kolejny i datę wystawienia, 
• imiona i nazwiska albo nazwy bądź nazwy skrócone wystawcy noty i wystawcy faktury albo faktury korygującej oraz ich adresy i numery identyfikacji podatkowej, 
• dane zawarte w fakturze, której dotyczy nota korygująca, 
• wskazanie treści korygowanej informacji oraz treści prawidłowej.

Opakowanie zwrotne

Jeżeli podatnik sprzedał towar w opakowaniu zwrotnym, pobierając lub określając w umowie kaucję za to opakowanie, wartości opakowania nie uwzględnia się w treści faktury dokumentującej sprzedaż.   

Fakturę dokumentującą kwotę należności z tytułu niezwrócenia przez odbiorcę opakowań wystawia się nie później niż siódmego dnia po dniu, w którym umowa przewidywała zwrot opakowań. Jeżeli w umowie nie określono daty zwrotu opakowań, fakturę wystawia się nie później niż 60. dnia od dnia wydania opakowań.   

Dokumenty zrównane z fakturami

Za fakturę uznaje się również:

1) bilety jednorazowe wydawane przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, jeżeli zawierają następujące dane:

• nazwę i numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy,
• numer i datę wystawienia biletu,  
• odległość taryfową nie mniejszą niż 50 km,  
• kwotę należności wraz z podatkiem,  
• kwotę podatku;  

2) dowody zapłaty za usługi radiokomunikacji przywoławczej, jeżeli zawierają następujące dane:

• nazwy i numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy,  
• kwotę należności wraz z podatkiem,  
• kwotę podatku;  

3) dokumenty dotyczące usług pośrednictwa finansowego zwolnionych od podatku, jeżeli zawierają co najmniej następujące dane:

• określenie usługodawcy i usługobiorcy,  
• numer kolejny i datę ich wystawienia,  
• nazwę usługi,  
• kwotę, której dotyczy dokument;

4) dowody zapłaty za przejazdy autostradami płatnymi, jeżeli zawierają następujące dane:

• nazwę i numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy,  
• numer kolejny i datę wystawienia,  
• nazwę autostrady, za przejazd którą pobierana jest opłata,  
• kwotę należności wraz z podatkiem,  
• kwotę podatku;  

5) rachunki, o których mowa w art. 87 i 88 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (DzU z 2005 r. nr 8, poz. 60, z późn. zm. ), wystawiane przez podatników nieobowiązanych do wystawiania faktur.  

Faktury wewnętrzne

Z art. 106 ust. 7 ustawy o VAT wynika obowiązek wystawiania tzw. faktur wewnętrznych. Podatnicy mają obowiązek wystawienia faktury wewnętrznej w przypadku:

• czynności wymienionych w art. 7 ust. 2 i art. 8 ust. 2 (nieodpłatna dostawa towarów oraz nieodpłatne świadczenie usług),  
• wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów,  
• dostawy towarów, której podatnikiem jest nabywca,  
• importu usług.    

Do wystawiania faktur wewnętrznych stosuje się wyżej opisane zasady wystawiania faktur, z tym że w przypadku:

• czynności określonych w art. 7 ust. 2 i art. 8 ust. 2 ustawy VAT, gdy brak jest konkretnego nabywcy towaru lub usługi, faktura nie zawiera danych dotyczących tego nabywcy oraz kwoty należnej z tytułu wykonania tych czynności;  
• dostawy towarów, dla której podatnikiem jest nabywca, wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów oraz importu usług,  
• faktury mogą nie zawierać numeru identyfikacji podatkowej kontrahenta.    

Faktury wewnętrzne można wystawić w jednym egzemplarzu i należy przechowywać wraz z całą dokumentacją dotyczącą podatku.    

Liczba egzemplarzy faktur

Faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.  

Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz „ORYGINAŁ", a kopia faktury i faktury korygującej - wyraz „KOPIA". Zasad tych nie stosuje się do faktur i faktur korygujących wystawianych w formie elektronicznej. W przypadku tych faktur sprzedawca przesyła je nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

Duplikaty faktur

Jeżeli oryginał faktury lub faktury korygującej ulegnie zniszczeniu albo zaginie, sprzedawca na wniosek nabywcy ponownie wystawia fakturę lub fakturę korygującą, zgodnie z danymi zawartymi w kopii tej faktury lub faktury korygującej. Zasadę tę stosuje się odpowiednio do faktur i faktur korygujących wystawionych i przesłanych w formie elektronicznej. Faktura i faktura korygująca wystawiona ponownie musi dodatkowo zawierać wyraz „DUPLIKAT" oraz datę jej wystawienia. Duplikat faktury i faktury korygującej wystawia się w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.   W przypadku faktur i faktur korygujących wystawionych i przesłanych w formie elektronicznej duplikat faktury i faktury korygującej sprzedawca przesyła nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji. Podobnie wystawia się również noty korygujące.